Functie

- Ontvangen van externe bezoekers en gasten (tijdens
normale werktijden)
- Afhandelen van telefoongesprekken (ontvangen en
doorverbinden)
- Organiseren van de taxiservice op aanvraag
- Beheer en organisatie van vergaderzalen
- Beheer van klein materiaal voor het hele gebouw
- Dagelijks beheer van de voorraad verbruiksartikelen
- Afdrukken van de lijst met aanwezigen op de site voor
evacuaties
- Beheer van de bestellijst voor vergaderzalen om deze
door te geven aan het cateringteam

Jouw profiel

- Je hebt 2 tot 3 jaar ervaring in administratie,
secretariaatswerk of receptie.
- Je bent nauwkeurig en nauwgezet
- Je hebt uitstekende luistervaardigheden en
communicatievaardigheden
- Je kunt goed spellen
- Je bent klantgericht
- Je bent zeer flexibel naar werktijden en verplaatsingen
toe
- Je kan je vlot aanpassen aan nieuwe
werkomstandigheden
- Je bent een zelfstarter en zelfstandig
- Je bent stressbestendig
- Je spreekt Nederlands en Engels (Frans is een
pluspunt)
- Je hebt een gevorderde kennis van de MS Office Suite

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• De activiteiten van een team coördineren
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren

Aanbod

Een uitdagende en gevarieerde functie in een publiek-private samenwerking
Samenwerking met verschillende externe partners
Een brede uitdaging in Facility Services, zowel hard als soft
Een vast contract, een aantrekkelijk salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en de kans om een boeiende carrière op te bouwen in een internationale omgeving
Werken voor een bedrijf met een professionele uitstraling en ondersteund door een sterk gevoel van samenhorigheid, cultuur en waarden.

Solliciteren

AGO Jobs & HR
+32 92 77 21 13
gent.call@ago.jobs