Functie

Als Coördinator Service Point krijg je de kans om jouw team te coördineren en sturing te geven aan een innovatief team dat streeft naar een optimale gastervaring. In lijn met dit doel hebben we leidinggevende taken verdeeld over drie boeiende clusters die jij coördineert/ delegeert aan het team: ADMINISTRATIE, OPERATIONS en MARKETING. Dus, wat ga je onder andere concreet doen?

1. Je werkt aan een eenduidige manier van gastencommunicatie/ interne communicatie aan het Service Point om een uniforme werkwijze te bewerkstelligen.
2. Je volgt meldingen in GRIP op met het team, zodat GRIP-meldingen snel worden opgelost, en de stand van zaken dagelijks inzichtelijk is (denk aan een dashboard rapportage).
3. Werkt actief mee in de shifts en optimaliseert de operaties

Ontzorgen van het management:

• Coördineren van hospitality niveau servicepoint/park.
• Als Coördinator GRIP ben je verantwoordelijk voor het opvolgen van lopende zaken, het verbinden met het management, het stellen van deadlines, en het escaleren indien nodig.
• Als Coördinator HR voer je functioneringsgesprekken, voorzie je samen met het team onboardingsschema's voor nieuwe medewerkers, en houd je toezicht op de orde en netheid van de balie. Je denkt ook na over de productiviteit bij inroostering, afhankelijk van de periode.
• Als Coördinator Clusters verbind je lopende projecten van clusters waar nodig, bespreek je deadlines, bundel je overeengekomen ideeën samen en leg je deze voor aan het management.
• Je coördineert communicatie, zoals zendingen naar partners, informatie naar andere afdelingen en het management, en het delen van gemaakte afspraken.
• Als Coördinator verblijven/groepsverblijven neem je indien nodig beslissingen over het al dan niet toelaten van bepaalde reserveringen, verlengingen, bedrijven, onder vooropgestelde voorwaarden, vooral in geval van twijfel bij servicepoint-medewerkers.
• Als Coördinator veiligheid breng je medewerkers op de hoogte van procedures met betrekking tot veiligheid in samenwerking met de Coördinator TD, EHBO, en fungeer je als aanspreekpunt voor Health & Safety.

Efficiënte werking van het service point:

• • Je coördineert jouw team en zorgt voor een positieve sfeer.
  • Het eerste aanspreekpunt voor onze gasten, zelfs als de Horeca nog niet open is, kun jij ervoor zorgen dat ze alvast een lekker bakje koffie kunnen bestellen bij jou of je team.
  • Je beheert digitale systemen en processen (Maxxton, Eazer, Salesforce). Geen ervaring? Geen probleem, wij leggen het jou uit.
  • Je handelt financiële zaken af zoals reservaties en kasstaten.
  • Je onderhoudt persoonlijk contact met het management en levert creatieve input in de clusters.
  • Roostering en timemanagement, gebaseerd op input en afspraken.
  • Je coördineert en volgt bestellingen voor het Service Point op.
  • Creativiteit komt ook zeker van pas bij het maken van social media posts.
  • Je hebt communicatie met externe partijen en bent betrokken bij de ontvangst van nieuwe medewerkers.
  • Je legt de focus op gasttevredenheid door attenties, rondleidingen en service op maat.
  • Werkt actief mee in de shiften van service point en kent hier de ins-en outs van.
  • Zorgt voor een goeie balans voor vrije dagen van het team o.b.v. overleg. Tijdens weekends en feestdagen staat Service Point steeds paraat.

Jouw profiel

• Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen de hotel- en recreatiebranche.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal; Bruikbare kennis van het Frans (en Duits is een plus.)
• Positieve, flexibele, commerciële instelling en stressbestendig.
• Digitale kennis en administratieve vaardigheden.
• Sturende capaciteiten met de vaardigheid om te motiveren en enthousiasmeren.
• Fulltime tewerkstelling.

• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

Natuurlijk een topdeal! In deze vakantiesfeer zul jij zeker geen heimwee krijgen. Jij wordt warm ontvangen binnen jouw super gezellige en informele team waar jij je zeker snel thuis zult voelen. Jij bent nu eenmaal de belangrijkste gast voor ons! Er zijn volop mogelijkheden om je intern te ontwikkelen en door te groeien binnen de Europese marktleider van de recreatiebranche.

• Een top salaris! Jouw salaris lig tussen de €3065.94 en de €3249.27 (per maand op fulltime basis, afhankelijk van jouw ervaring).
• Maaltijdcheque van €6,- per gewerkte dag
• Ecocheques
• We bieden uitgebreide trainings- en opleidingsmogelijkheden zowel online (ruim 150 learnings) als offline, gericht op het ontwikkelen van je vakmanschap en zelfontplooiing’.
• Hospitalisatieverzekering
• Toepassing van Paritair comité 302
• Dynamische werkomgeving met ruimte voor creativiteit en persoonlijke groei.
• Samenwerking binnen een hecht team met gedeelde verantwoordelijkheden.
• Duidelijke structuur en ondersteuning van management in het begin, met groeikansen naar zelfsturende processen.
• Werklocatie in een prachtig park, waar het welzijn van zowel medewerkers als gasten centraal staat.

• *Een fulltime dienstverband bij Roompot kent een 38-urige workweek. Indien je een parttime dienstverband hebt, worden jouw salaris en vakantiedagen naar rato berekend.

  Early check-in? Wil jij deel uitmaken van ons enthousiaste team en bijdragen aan een onvergetelijke ervaring voor onze parkgasten? Wij kijken uit naar jouw creatieve en inspirerende bijdrage aan ons Service Point!

Solliciteren

Schillemans D
0479158007
schillemans.d@roompot.be