Functie

Bij Eligio, de Belgische marktleider in outsourcing van receptie- en officediensten, zetten onze 325 medewerkers zich elke dag vol enthousiasme in voor onze klanten. Deze klanten zijn (middel)grote bedrijven uit verschillende sectoren, verspreid over heel België.

Voor onze klant in Zwijnaarde, een bedrijf actief in de bio-technologische sector, zijn we op zoek naar een student(e) die de receptie op een professionele manier beheert.

Ben jij iemand die uitblinkt in communicatieve vaardigheden en het als een passie ziet om bezoekers en collega’s optimaal te ondersteunen? Dan ben jij de student(e) die we nodig hebben!

In deze functie krijg je een zeer gevarieerd takenpakket dat o.a. het volgende omvat:

• Je volgt het dagelijks facility/hospitality mailverkeer op
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klanten, leveranciers, bezoekers aan de open desk
• Je biedt administratieve ondersteuning
• Je stuurt offerte-aanvragen uit en volgt ze verder op
• Je verwerkt de aanvragen van vergaderzalen en regelt de nodige catering
• Je houdt controle op het gebruik van de vergaderzalen en volgt de facturatie ervan nauwgezet op
• Je controleert de netheid van de algemene delen en alle facilitaire ruimtes in het gebouw
• Je beheert de toegangscontrole van het gebouw o.a. personeel, techniekers, bezoekers
• Je valideert parkingtickets en regelt parkingreservaties voor bezoekers en klanten
• Je volgt alle facilitaire diensten op, plant ze in en bestelt benodigdheden (bv. ophaling afval, bestellingen van dranken en toiletbenodigdheden)
• Je laadt alle facturen (in en out) op naar een intern platform van de klant
• Je maakt rapporteringen op

Je werkt vanaf 3 april drie voormiddagen per week, nl. op dinsdag, donderdag en vrijdag van 8u tot 12.30u. De opdracht loopt gedurende een maand.

Jouw profiel

We zijn op zoek naar een nieuwe coolega met volgende competenties:

• Uitermate servicegericht - met de glimlach
• Zeer goede kennis Nederlands en goede kennis Engels met basiskennis Frans
• Nauwkeurig
• Stressbestendig
• Sterk zijn in plannen en organiseren van het werk, prioriteiten kunnen stellen
• Sterke betrokkenheid en verantwoordelijkheidszin
• Uitstekende Kennis van de courante MS Office pakketten (Outlook, Word, Excel)
• Vlot nieuwe computerprogramma's kunnen aanleren
• Pittige en energieke persoonlijkheid
• Verzorgde uitstraling

• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

Je komt terecht in een aangename en internationale werkomgeving.

Jouw brutoloon wordt aangevuld met een dagvergoeding van 4€, maaltijdcheques en een transportvergoeding.

Voor de start van de opdracht, krijg je een betaalde opleiding "on the job". Deze betaalde opleiding zal in samenspraak met jou ingepland worden.

Ontdek meer over onze betrokkenheid en waarden op onze website en Facebook-pagina. Mis deze kans niet om deel uit te maken van ons toegewijde team!

Solliciteren

Melissa Moens
melissa.moens@eligio.be