Functie

Vous effectuerez un remplacement temporaire, principalement en tant que coordinateur de voyage.
Vous assurerez également la réception et l'administration générale.

Qu'attendons-nous de vous ?

1. Vos responsabilités en tant que coordinateur de voyages
Organiser les voyages d'affaires pour tous les employés avec notre agence de voyage
Réservations de vols, d'hôtels, de voitures de location, de trains et de taxis
Transport terrestre en dehors des voyages en Europe, sur demande
Demandes de visa, préparation des documents de voyage et suivi avec l'agence
Principalement pour les voyages en dehors de l'Europe : vérifier les risques liés au contrôle des voyages Voyages internationaux avec la sécurité globale / risques liés au statut corona (site diplomatique en Belgique)
Organiser des réunions de vente internes/externes, des réunions interdépartementales : Vols / salle de réunion / chambres d'hôtel / restaurants / teambuilding / transport terrestre
Vérification, contrôle des coûts des factures de voyage, notes de crédit en accord avec le département comptable.
Coordination d'événements de congrès : Confirmation de l'hôtel, des chambres d'hôtel, de la salle de réunion, des restaurants, suivi des factures,... selon les procédures de réservation de groupe avec notre agence de voyage + confirmation des réunions aux clients,...

2 Vos responsabilités en tant que réceptionniste les mercredis et pendant les vacances
Organiser et préparer les salles de réunion pour les visites
Accueil des invités : formation au badge d'accès, identification et enregistrement des visiteurs/contacteurs
Création d'accès Wifi
Faire fonctionner le standard téléphonique (appels)
Distribuer le courrier entrant/sortant, les recommandés, les livraisons et les factures/rappels
Vérifier et répondre au courrier entrant via la boîte aux lettres générale
Préparer le courrier sortant, le courrier recommandé et le courrier express (avec DHL) sur demande
Réservation de salles de réunion externes et de services de restauration sur demande
Organisation d'un service de traiteur pour les réunions internes sur demande
Organisation de taxis pour les visiteurs sur demande
Réservation de fleurs et de paniers de fruits à la demande des RH

Jouw profiel

- Compétences:
Maitrise des outils informatiques
Expérience en organisation de voyage d’affaire
Connaissance du programme Amadeus est un plus.

- Certificats:
CESS - Bachelier

- Exigences de formation:
BA Hotel management - BA Communication - ...

- Connaissances professionnelles:
Maitrise des outils informatiques
Expérience en organisation de voyage d’affaire
Connaissance du programme Amadeus est un plus.

- Exigences linguistiques:
NL + EN ou FR + EN

• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren

Aanbod

Salaire attractif en fonction de votre expérience – A partir de 3000 EURO
Avantages extralégaux : Chèques repas / Assurances / …
Chouette équipe dynamique et soudée

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Asap De Brouckère
+32 2 218 42 44
bxl@asap.be