Functie

Voor onze klant, een sterk en internationaal opleidingscentrum, zijn we ter versterking van het team op zoek naar een TRAVEL EN ONTHAALBEDIENDE.

Beschik je over een bachelordiploma binnen Office, communicatie, hotel of toerisme of ben je gelijkgesteld door ervaring?
Ben je klantvriendelijk, toon je initiatief en pak je snel dingen op?
Spreek je vlot Nederlands en Engels?
Kan je overweg met MS Office en deins je er niet voor terug om met Salesforce te (leren) werken?

Lees dan zeker verder!

De helft van de tijd zal je aan de slag gaan als allround onthaalbediende. De andere helft van de tijd zal je steken in het organiseren van de zakenreizen. Je neemt de verantwoordelijkheid van je takenpakket samen op met een directe collega. Een greep uit je takenpakket:

• Je staat mee in voor het reilen en zeilen van de receptie;
• Je helpt mee met het organiseren van alle klantenbezoeken (taxi transfers, hotelovernachtingen,...);
• Je coördineert alles rond de B2C cursussen (deelnemers inschrijven, interne planning opmaken, opvolging in het interne sales programma);
• Je staat mee in voor het onthaal van alle bezoekers, zowel fysiek als telefonisch;
• Je beheert en programmeert alles omtrent toegangscodes, badges, lockers,...;
• Je staat in voor de correcte opvolging van de mailbox en administratie;
• Je beheert de stock van het kantoormateriaal en staat in voor postbedeling;
• Je coördineert en registreert de leveringen aan de balie.

Je werkt hierbij in een 38-urenweek van maandag tot vrijdag binnen daguren. Uitzonderlijk zal je 's avonds of in het weekend een permanentie opnemen, maar dit zou slechts 1% van de tijd voorkomen bij grotere evenementen.

Jouw profiel

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma binnen event-,office- of eventmanagement of je bent gelijkgesteld door ervaring;
• Je bent klantvriendelijk, toont initiatief, bent leergierig en je staat communicatief sterk;
• Je hebt uitstekende kennis Nederlands en Engels;
• Je hebt een vlotte kennis van MS Office en staat ervoor open om met Salesforce te leren werken;
• Je bent een administratieve duizendpoot;
• Je bent een geboren organisator.

• De logistiek van het evenement organiseren en de betrokken leveranciers en dienstverleners coördineren
• De administratieve stappen voor het evenement uitvoeren (formaliteiten, toestemmingen, ...)
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Een klanten- of prospectenbestand uitwerken
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners opbouwen en onderhouden
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• De behoeften van de klant identificeren en naargelang de verwachtingen adviseren
• Een kostenraming opmaken en samen met de klant een contract opstellen voor de dienstverlening
• Een bestek opmaken, intekenen op een aanbesteding
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• Een klantenbudget opstellen en beheren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Dienstverleners, leveranciers, tussenpersonen, locaties zoeken en selecteren voor de catering, de animatie, verhuring, ...
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Communicatieacties over het evenement opstellen
• De realisatie van een evenement plannen, de animatie en het verloop uitwerken

Aanbod

• Een voltijdse functie met optie vast na positieve interimperiode;
• Een zeer afwisselende en uitdagende job binnen een niche bedrijf;
• Een aantrekkelijk salarispakket in lijn met jouw kennis en ervaring;
• Lange termijn engagement;
• Je komt terecht in een dynamisch team waar een toffe en losse sfeer heerst.

Solliciteren

Gent Office
09 218 99 95
gent.office@forumjobs.be