Functie

Bij Eligio, de Belgische marktleider in outsourcing van receptie- en officediensten, zetten onze 325 medewerkers zich elke dag vol enthousiasme in voor onze klanten. Deze klanten zijn (middel)grote bedrijven uit verschillende sectoren, verspreid over heel België.

Werk jij nauwkeurig en ben jij administratief sterk? Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en is het je passie om bezoekers en medewerkers zo optimaal mogelijk te woord te staan en verder te helpen? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken.

Voor onze klant in Diegem - een bedrijf actief in de farmaceutische sector dat zich toespitst op de ontwikkeling van innovatieve producten en diensten voor verschillende aspecten van ziektepreventie, diagnose, screening en behandeling - zijn we op zoek naar een gemotiveerde collega die verantwoordelijk is voor het goed functioneren van de receptie.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten en zorgt voor een warm welkom. Daarnaast zien jouw taken er als volgt uit:

• Je controleert meerdere keren per dag de e-mailboxen en handelt inkomende e-mails af of stuurt ze door om ervoor te zorgen dat er op tijd wordt gereageerd

• Je leegt de postbus en registreert de brieven in een spreadsheet, scant ze in en verstuurt ze per e-mail naar de betrokken afdeling of persoon

• Je ontvangt inkomende pakketten in de postkamer en brengt de betreffende personen op de hoogte dat hun pakket klaar is om te worden opgehaald bij de receptie. Je maakt uitgaande post en pakketten klaar voor verzending

• Je registreert het badgenummer van de bezoekers

• Je beheert de kantoorbenodigdheden, plaatst hiervoor bestellingen indien nodig en vult dagelijks de papiervoorraad aan in de kopieermachines

• Je ondersteunt het wagenparkbeheer en informeert de bestuurders per e-mail over de levering van auto's

• Je controleert de netheid en volledigheid van vergaderzalen

• Je voert occasionele taken uit zoals:

- business cards bestellen
- catering voor trainingen bestellen
- rondleidingen geven aan nieuwkomers en badges voorzien
- bij de IT-afdeling controleren of nieuwkomers zijn toegevoegd aan distributielijsten
- assistenten ondersteunen bij verschillende taken
- evenementenbadges afdrukken en goodiebags voor evenementen samenstellen

Je werkt van maandag tot en met vrijdag, van 8.30u tot 14.30u, dus 30u/week.

Jouw profiel

Word jij onze nieuwe collega? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega met volgende eigenschappen:

• Zeer goede kennis van het Engels, Nederlands en Frans
• Zeer goede kennis van de courante MS Office toepassingen Outlook, Excel, Word
• Verzorgd en representatief voorkomen
• Een warme, dynamische en glimlachende uitstraling
• Kennis van business etiquette-regels
• Stipt
• Verantwoordelijk en gedisciplineerd
• Absolute teamplayer
• Nauwkeurig
• Stressbestendig
• Oog voor detail en de wens om iedere klant het beste onthaal ever te bezorgen

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren

Aanbod

Je komt terecht in een aangename en internationale werkomgeving.

In het Greenhouse restaurant “TheGreenery” op de eerste verdieping van het gebouw zijn gratis soep en fruit te verkrijgen.

Naast een competitief maandsalaris bieden we je:

• Een netto dagvergoeding

• Maaltijd- en ecocheques

• Een niet-recurrente bonus

• Vergoeding voor woon-werkverkeer

• Een hospitalisatieverzekering, ook uitbreidbaar naar gezinsleden

Ontdek meer over onze betrokkenheid en waarden op onze website en Facebook-pagina. Mis deze kans niet om deel uit te maken van ons toegewijde team!

Solliciteren

Nico Leoni
nico.leoni@eligio.be