Functie

De administratief medewerker is een cruciale schakel binnen de werking van de stad en het ocmw.

Deze medewerkers zorgen ervoor dat de bezoeker op alle vlakken op een professionele en klantvriendelijke wijze wordt onthaald.

De uit te voeren taken kunnen verschillen afhankelijk van de dienst waarbinnen men wordt tewerkgesteld. De kans is evenwel reëel dat de volgende opdrachten deel uitmaken van het takenpakket: beantwoorden van telefonische oproepen, beantwoorden van e-mails, kassaverwerking, administratieve taken (opmaak van brieven, mailings, vergaderverslagen (van o.a. de bestuursorganen)), dossierbeheer, vergunningen, ticketverkoop, balie en snelbalie werk, planning, afleveren documenten, werken met algemene en specifieke programma’s en softwarepakketten, front- en backoffice opdrachten, ondersteuning directie en andere leidinggevenden, registratie poststukken, organisatie plechtigheden, uitwisseling informatie, correcte doorverwijzing naar de juiste instanties, promoten en organiseren van activiteiten en evenementen, financiële verrichtingen en facturatie, stockbeheer, opvolging wet- en regelgeving, teamoverleg, opmaken jaarverslagen en communicatiemateriaal, beheer van reservaties, klasseren en archiveren, meedenken en overleggen mbt het verbeteren van de dienstverlening, formuleren van adviezen, aftoetsen van aanvragen aan wet- en regelgeving, digitaliseren van documenten, organiseren van sensibiliseringsacties, beheer en onderhoud openbaar domein en stedelijk patrimonium, … en dit voor de volgende diensten:

• Archief en Monumenten, Bibliotheek, Cultuurcentrum De Velinx (& MoMeNT), Cultuur en Evenementen, Gallo-Romeins Museum, Teseum, Toerisme van de directie cultuur en toerisme;
• Burgerzaken, Secretariaat en Informatie, Veiligheid en Preventie van de directie bestuurszaken;
• Sport, Jeugd en Kinderopvang van de gelijknamige directie;
• Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Milieu van de directie omgeving;
• Mobiliteit, Beheer Openbaar Domein, Facilitair Beheer; Meldpunt en Planning

Jouw profiel

Kennis

• een voldoende wiskundige en taalkundige kennis
• kennis van de relevante softwarepakketten

Vaardigheden

• communicatieve vaardigheden :
  - een vlotte mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid
  - klantvriendelijkheid en behulpzaamheid
  - kunnen omgaan met zeer verschillende mensen en culturen
• zich kunnen inleven in andere situaties
• onder leiding kunnen en willen functioneren
• in teamverband kunnen en willen werken
• de eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken
• redactionele en rapporteringvaardigheden
• taken zelfstandig, correct en snel kunnen afwerken
• probleemsituaties kunnen oplossen in overleg met de leidinggevenden
• zich snel wetten, reglementen en voorschriften kunnen eigen maken en deze in de praktijk kunnen toepassen
• de nodige moderne administratieve en kantoortechnieken kunnen gebruiken
• kunnen werken met computer (hardware en software)
• zich voldoende kunnen concentreren
• logisch kunnen denken
• noties hebben van vergadertechnieken

Attitudes

• zin voor verantwoordelijkheid
• loyaal zijn
• positieve ingesteldheid
• zin voor orde en netheid
• tact, discretie en respect voor het beroepsgeheim
• stiptheid
• flexibiliteit
• bereidheid om buiten de normale diensturen te werken

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

• Voltijds contract (⚠u/w) – onbepaalde duur
• Barema C⚠/C⚠: ⚠,⚠-⚠,⚠ - euro bruto/maand
• Interessante functionele geldelijke loopbaan
• Vakantie- en eindejaarstoelage
• Maaltijdcheques van ⚠,⚠ euro
• Aantrekkelijke hospitalisatieverzekering
• Significante aanvullende pensioenregeling
• Fietsvergoeding
• Terugbetaling abonnement openbaar vervoer
• Bijkomende financiële voordelen en ondersteuning GSD-V
• ⚠ verlofdagen
• ⚠ feestdagen
• Verschillende dienstvrijstellingen
• Verscheidene mogelijkheden tot vorming en opleiding
• …

Solliciteren

Personeelsdienst
@