Functie

JMS Agency (Sint-Denijs-Westrem) zoekt een ervaren Receptionist(e)

Periode: onbepaalde duur
Regime: ⚠% ( woensdag – donderdag - vrijdag )

Verantwoordelijkheden:

• Receptie : opnemen telefoon & doorschakelen/boodschap noteren, openen poort, onthaal bezoekers etc.
• Agendabeheer : ondersteuning bij agendaplanning Management; agenda van de meeting rooms
• Organiseren van meetings , incl. klaarzetten van de zaal en evt. bestellen van lunch/broodjes
• Travel arrangements : boeken van vlucht/trein/hotel voor medewerkers op projecten in het buitenland.
• Facilities : aansturen poetspersoneel, beheer gebouw (melden van zaken die hersteld moeten worden bvb.)
• Goedkeuren/doorsturen van binnenkomende facturen , beheer kasboek, nazicht buitenlandse uitgaven
• Behandelen van inkomende post & verzorgen van externe post, algemeen secretariaatswerk
• Aankoop/beheer kantoormateriaal
• Ondersteuning wagenpark
• Nieuwe collega’s wegwijs maken

Jouw profiel

• Bachelor diploma
• Aantoonbare ervaring als Receptionist(e)/Office Manager
• Ruime ervaring met het maken van Business travel arrangements
• Vriendelijk en behulpzaam; discreet, punctueel ; stressbestendig
• Professioneel; uitstekende organisatorische en interpersoonlijke vaardigheden; accuraat
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in Nederlands (moe-
dertaal) als Engels
• Goed kunnen werken met Excel, Word en Powerpoint
• Gemotiveerd; hands-on mentaliteit; problem solver

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Reserveringen voor kamers, suites registreren en de bezettingsplanning updaten
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• De activiteiten van een team coördineren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Vliegtuigtickets, tickets voor vertoningen, restaurantreserveringen boeken of bevestigen voor de klanten
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten

Aanbod

• Vast contract (⚠%) van onbepaalde duur
• Fijne werkomgeving en leuke collega's
• Aantrekkelijk salarispakket

Solliciteren

Virginie Cools De Wulf
⚠ ⚠ ⚠
@