Functie

Door jouw administratieve inzet en ondersteuning van het team vrije tijd kunnen activiteiten van en voor burgers en verenigingen georganiseerd worden.
Enerzijds word je verantwoordelijk voor alles wat de planning, reservatie en facturatie en dagelijkse werking van sportaccommodatie betreft.

Je bent hierbij het eerste aanspreekpunt voor burgers, verenigingen en interne diensten. Je hebt ook regelmatig overleg met de 2 sporthalmedewerkers van sporthal De Ring om de dagelijkse werking en verbeterpunten te bespreken.

Je volgt de actiepunten die hieruit voortkomen mee op. Dit onderdeel van je job zal –afhankelijk van de periode en de noden op de dienst- zo’n 60% tot 70% van je tijdsbesteding uitmaken.

Anderzijds bied je algemene administratieve ondersteuning aan de dienst vrije tijd. Die bestaat uit de subdiensten cultuur, jeugd, erfgoed, sport en toerisme.

Deze administratieve ondersteuning kan zeer breed zijn: ondersteuning in aankoopproces (offertes opvragen, bestellingen plaatsen, …), ondersteuning bij communicatie, opmaken van planningen van vrijwilligers, meewerken aan activiteiten of evenementen, ticketverkoop opzetten, ondersteunen bij implementatie UiTPAS, … Deze taken nemen ongeveer 30% tot 40% van je tijd in beslag.

Je hebt een collega-administratief medewerker die jouw back-up is en omgekeerd.

Wat jij voor de sportaccommodatie doet, doet jouw collega voor cultuurinfrastructuur. De taken in verband met de algemene administratieve ondersteuning worden tussen jullie beiden verdeeld.

Jouw profiel

- Je bent een doorzetter en perfectionist met aandacht voor detail

- Je denkt logisch en analytisch na en lost vanuit die denkwijze problemen op

- Je kan klantvriendelijk en kan op een duidelijke manier informatie overbrengen, zowel mondeling als schriftelijk

- Je hebt een geduldig luisterend oor en gaat op een positieve manier om met anderen

- Je hebt affiniteit met één of meer domeinen van vrije tijd (sport, jeugd, cultuur, erfgoed, toerisme), bij voorkeur met de werking van verenigingen

- Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Kopieerwerk verrichten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Aanbod

- Vast contract van onbepaalde duur

- Verloning tussen € 1655 en € 1934 bruto voor een deeltijdse (70%) tewerkstelling

- Maaltijdcheques van 8 euro en ecocheques t.w.v. 112 euro

- 35 verlofdagen en 4 extra feestdagen

- Fietsvergoeding/ terugbetaling openbaar vervoer

- Gratis hospitalisatieverzekering

- Tweede pensioenpijler

- Eindejaarstoelage en ecocheques

- Vakantiegeld in mei

- Verschillende opleidingsmogelijkheden

- Jaarlijks verschillende activiteiten: o.a. nieuwjaarsreceptie, sportdag, afterwork, etc

Solliciteren

Ellen Vermeiren
032032012
sollicitaties@brecht.be