Functie

Ben jij een krak in organisatie?
Blink jij uit in goede communicatie?
Én ben jij een administratieve duizendpoot?
Dan ben jij de persoon die we zoeken voor onze dienst evenementen!

Op de dienst toerisme en evenementen kom je met heel wat zaken in aanraking. Een belangrijk deel van het takenpakket bestaat uit het organiseren van A tot Z van plechtigheden en ontvangsten van o.a. eretekens, stadsmedailles, 50-jarig bestaan van verenigingen, verdienstelijke Eeklonaars, …

Daarnaast sta je in voor het organiseren van openingsplechtigheden zoals bv. het vernieuwde stadhuis.

Een greep uit je takenpakket:

• Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van evenementen zoals bv. afspraken maken met genodigde vereniging, opmaken en versturen van uitnodigingen, draaiboek opmaken, offertes opvragen, bestellen van drank en eten, klaarzetten van zaal, vrijwilligers voorzien, enz.
• Je bent aanwezig op de evenementen en verzorgt de receptie samen met de vrijwilligers…
• Je staat in voor tal voor de administratieve taken die bij het organiseren van een evenement horen.

Een volledige functieomschrijving kan je in bijlage terugvinden.

Jouw profiel

Wie zoeken wij?

We zijn op zoek naar een enthousiaste en nauwkeurige medewerker die de nodige ondersteuning kan bieden op gebied van het organiseren van evenementen en de communicatie hierrond. Je bent flexibel en klantvriendelijk ingesteld en hebt kennis van de administratieve softwaretools in dit domein.

· Je beheerst het Nederlands heel goed.

· Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs

· Je bent flexibel naar uren toe en staat open om regelmatig in ’s avonds of in het weekend te werken

· Een rijbewijs B is een vereiste.

• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Wat bieden wij?

Binnen ons bestuur kom je terecht in organisatie die gericht is op de sterke en snelle ontwikkeling van onze stad en diensten. Wij bieden hiervoor een halftijds contract van bepaalde duur (min. 6 maanden) aan en leggen een werfreserve voor de functie aan.

Naast een bezoldiging in salarisschaal C1-C3 geniet je van tal van extralegale voordelen:

· Maaltijdcheques van € 8 (eigen bijdrage € 1.09)

· Uitgebreide kortingen bij diverse partners via PlusPas (vakanties, bioscoop, pretparken, ...)

· Tweede pensioenpijler voor contractueel personeelslid: 3%

· Fietsvergoeding van € 0.35/ km

· Volledige tussenkomst in trein- en busabonnement voor woon-werkverkeer

· Tal van opleidingsmogelijkheden

· Vakantie: 35 dagen op jaarbasis (fulltime)

· Een mensgericht HR-beleid

· Een gevarieerd en tof team!

Solliciteren

De Kesel Kelly
09 218 28 71
jobs@eeklo.be