Functie

Het VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd aan de KU Leuven (Campus Gasthuisberg). Vandaag zijn er binnen het CCB 14 onderzoeksgroepen actief met in totaal een tewerkstelling van rond de 250 medewerkers.

Het labo bestaat vandaag uit een 40-tal enthousiaste medewerkers, waarvan de meerderheid bestaat uit jonge top-level wetenschappers. Voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van Professor Carmeliet die aan het hoofd staat van de onderzoeksgroep zijn we dringend op zoek naar een gedreven en enthousiaste Personal Assistant .

Functie

De succesvolle kandidaat zal zorgen voor administratieve ondersteuning van de Professor en zijn team, waarbij je een sleutelpositie inneemt binnen de dagelijkse werking van het labo. Daarvoor neem je een brede waaier van administratieve taken op je, waaronder:

• Onthaal van nieuwe medewerkers
• Opvolging van het budget in nauwe samenwerking met de stafleden van het labo
• Feilloos organiseren van afspraken (agendabeheer), events, seminars en lab meetings
• Bieden van administratieve ondersteuning (bv. CV up-to-date houden) bij het opstellen van labo/ departementale documenten, beursaanvragen, rapportering van onderzoeksprojecten en sollicitatieprocedures
• Organiseren van de travel/business trips: transport, verblijf, volledige logistieke ondersteuning
• Beheer van de website en databases van het labo
• Ontvangst van bezoekers en de organisatie van de logistiek en het programma
• Correcte orderverwerking voor het labo, alsook verwerking van onkostennota’s en visa transacties.

Jouw profiel

• Belangrijker dan het diploma is een aantal jaren (2-4 jaar) werkervaring hebben in een gelijkaardige functie binnen een dynamische internationale werkomgeving
• Minimumvereiste is een professionele bachelorsdiploma met een sterke administratieve focus en een gedreven & leergierige starter zijn
• Je spreekt en schrijft vlot Engels. Kennis Nederlands is een grote meerwaarde.
• Je wordt gewaardeerd voor je nauwkeurigheid, proactiviteit, flexibiliteit en klantgerichtheid
• Je bent een multitasker, problem solver en pakt de zaken professioneel aan, werkt graag zelfstandig & efficiënt en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband
• Je bent stressbestendig, diplomatisch en discreet
• Je hebt inzicht in cijfers, werkt gestructureerd en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket
• Je hebt bij voorkeur affiniteit met de wetenschappelijke/academische wereld.

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

• Een voltijdse of 4/5 tewerkstelling, te bespreken.
• Een gevarieerde functie in een uitermate dynamisch internationaal wetenschappelijke omgeving
• Een inspirerende setting die groei en persoonlijke ontwikkeling aanmoedigt.

Startdatum: zo snel als mogelijk.

Solliciteren

Katrien Bauwens
092446611
katrien.bauwens@vib.be