Functie

Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 330 medewerkers werken in vast dienstverband. Zij zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren.

Voor onze klant in Houthalen-Helchteren - een bedrijvencentrum voor circulaire technologie - zijn wij op zoek naar een dynamische receptioniste / office assistant.

Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en is het je passie om bezoekers en medewerkers zo optimaal mogelijk te woord te staan en verder te helpen? D an ben jij de nieuwe collega die we zoeken.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor een vlotte gang van zaken aan de receptie:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en leveranciers.
• Je biedt support aan diverse klanten die zich vestigen in het centrum. Flexibiliteit is hierbij belangrijk, aangezien er regelmatig bedrijven opstarten of doorstarten.
• Je bemant het secretariaat en zorgt voor het office-management op kantoor, zoals het beheer van de post, de behandeling van telefoontjes, het regelen van afspraken en bijhouden van (elektronische) agenda's, het beheer van documenten en bestanden, mail-management, beheer van het CRM-systeem en dit ook up-to-date houden
• Op vlak van communicatie neem je o.a. volgende taken op:
• Organisatie van allerhande events, eventueel i.s.m. partners
• Beheer van social media, nieuwsbrief, website,…
• Je bevordert en onderhoudt een harmonieuze werkrelatie met manager(s), medewerkers en klanten.
• Je verzamelt gegevens die nodig zijn voor besprekingen, vergaderingen en verslagen.
• Je voert andere ‘ad hoc’-taken uit.

Je werkt van maandag tot en met vrijdag, van 08h30 tot 17h00. Aangezien je 40u/week aan de slag bent, heb je recht op 12 ADV-dagen.

Jouw profiel

We zijn op zoek naar een gemotiveerde en enthousiaste collega met volgende capaciteiten:

• Jouw opleiding situeert zich o.a. op vlak van Professionele bachelor office management of gelijkwaardig door ervaring.
• Je durft zelfstandig te werken, neemt initiatief en bent ondernemend
• Je bent communicatief, creatief, sociaal en enthousiast.
• Je hebt een vlotte pen en weet een boodschap duidelijk over te brengen aan het doelpubliek
• Je hebt een sterke ervaring met applicaties zoals Outlook en het MS Office pakket (Word; Excel). Je bent bereid om je te verdiepen in andere IT-toepassingen zoals CRM, websitebeheer,…
• Uitstekende beheersing (gesproken en geschreven) van het Nederlands en vlotte kennis van het Engels. Andere talen zijn een voordeel
• Je bent representatief, accuraat en discreet
• Op organisatorisch vlak ben je sterk, je bent flexibel met zin voor verantwoordelijkheid en initiatief
• Lokale verankering is een voordeel

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De activiteiten van een team coördineren
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

Je komt terecht in een internationale en dynamische werkomgeving.

Naast een competitief maandsalaris bieden we je:

• Een netto dagvergoeding

• Maaltijd- en ecocheques

• Een niet-recurrente bonus

• Vergoeding voor woon-werkverkeer

• Een hospitalisatieverzekering, ook uitbreidbaar naar gezinsleden

Ontdek meer over onze betrokkenheid en waarden op onze website en Facebook-pagina. Mis deze kans niet om deel uit te maken van ons toegewijde team!

Solliciteren

Sylvia Gea
sylvia.gea@eligio.be